성공적인 협업을 위한 Notion 팀 공유방법과 소통 기능 소개

성공적인 협업을 위한 노션 팁 개인과 팀 차이와 편리한 기능 소개

시간과 공간의 제약을 벗어날 수 있는 업무 방식과 형태가 늘어나면서 효율적인 협업의 필요성이 더욱 커지고 있다. 노션은 이런 사용자들의 니즈를 편리하게 적용할 수 있도록 쉽고 편리한 기능들을 소개하고 있다. 페이지를 공유하는 간단한 방식부터 협업 멤버들의 권한을 조정하고, 다양한 기능들을 활용해 편리한 소통을 이어가는 팁을 함께 정리해 보자.

1. 외부 사용자와 함께 공유하며 협업하는 방법

노션은 개인적인 업무와 일상 기록에도 훌륭한 툴이지만 협업을 위한 도구로 굉장히 좋은 평가를 받고 있다. 편리하고 막힘없는 협업을 위해 언제 어디서나 빠르고 정확하게 공유하는 기능은 노션의 핵심 기능 중 하나일 것이다. 회사 내부 직원은 아니지만 업무 진행을 위해 노션의 페이지를 함께 공유하면서 편집 기능도 사용해야 할 경우나, 프로젝트를 위해 단기 협업이 필요한 경우도 있다. 이때 업무 성격에 따라 권한을 모두 포함할 수도 있고, 읽기만 가능하게 설정할 수 도 있다.

먼저 페이지를 공유하는 방법을 알아보자. 공유를 원하는 페이지 오른쪽 상단 공유 버튼을 누르고 협업 대상자의 노션 아이디 (E-mail 주소)를 입력하고 초대 버튼을 누른다. 그러면 위의 사진과 같이 목록에 게스트가 정보가 나타나고, 오른쪽 편집 허용을 눌러 공유 권한을 설정해 주면 된다. 전체 허용은 페이지 내의 모든 권한을 허락하는 것으로 읽기는 물론 수정 및 추가, 공유도 진행할 수 있다. 편집 허용은 내용 읽기, 수정과 댓글 달기가 가능하다. 댓글 허용은 읽기, 댓글이 가능하고, 읽기 허용은 읽기만 가능하다. 마지막 제거 기능은 페이지를 직접 작성한 사용자가 공유를 중단할 때 선택한다. 두 번째는 페이지를 웹에 공유하는 기능이다. 이는 특정 협업 대상자가 아닌 해당 페이지에 참여하거나 자료를 열람하고자 하는 불특정 다수의 사람들을 대상으로 한 기능이다. 웹에서 공유 오른쪽을 눌러 활성화한 뒤, 링크 옵션 보기를 클릭하면 편집 허용, 댓글 허용, 템플릿 복제 허용, 검색 엔진 인덱싱 (개인 프로 요금제) 등을 선택할 수 있다. 템플릿 복제를 가능하도록 선택하면 오른쪽 상단에 [복제] 버튼이 노출되고, 이를 클릭해 다른 사용자가 개인의 노션에 해당 페이지를 복사해 넣을 수 있다. 검색 엔진 인덱싱 기능은 검색엔진에 해당 페이지가 검색되고 노출되도록 하는 기능이다. 이처럼 웹에 공유하는 기능을 활용해 내 노션 페이지를 홈페이지처럼 활용하거나, 회사에서 채용정보를 게시하는 방법 등으로 다양하게 사용하기도 한다.

2. 함께 업무 할 팀원을 초대해 협업하는 방법

노션에서는 정말 간단한 방법으로 팀원을 초대해 협업할 수 있다. 협업할 멤버를 추가하고, 워크스페이스 섹션이 생성되면 작성되어 있는 페이지들 중에서 공유할 페이지를 워크스페이스 섹션에 드래그해서 옮겨 놓으면 된다. 공유를 중단하기 원한다면 다시 그 페이지를 드래그해서 개인 섹션으로 옮겨 놓으면 된다. 예를 들어 개인 섹션에 업무 관련 5개의 페이지가 있고, 이 중 하나는 작성 중이라 아직 공유하지 않을 예정이고, 또 하나는 공개할 수 없는 자료, 나머지 3개는 팀원과 공유하기로 정했다면 개인 섹션에 2개는 남겨두고, 공유할 3개의 페이지만 옮겨서 워크스페이스 섹션으로 넣어주면 된다. 마우스로 드래그해서 옮겨주기만 하면 되는 작업이라 정말 편리하다.

3. 효과적인 협업을 위한 특별한 기능 3가지

업무를 하다 보면 어떤 자료들은 협업하는 팀원 중 일부에게만 공개해야 할 상황이 생길 수도 있다. 이때 팀 요금제 이상을 사용하면 특정 사용자를 그룹화할 수 있는 기능을 제공하니 적절히 활용해 보자. 왼쪽 사이드바에서 [설정과 멤버]를 누르고, [멤버]를 클릭해준다. 이후 [그룹] 탭을 클릭해서 생성하고, 이름을 변경한 뒤 멤버 추가 버튼으로 팀원을 추가해 정렬하면 된다. 이후 공유할 페이지의 우측 상단 [공유] 탭을 클릭해서 추가된 그룹 목록을 선택해 설정해 주면 된다. 간편한 작업이지만 멤버나 그룹을 잘못 선택하는 실수를 하지 않도록 항상 잘 확인하도록 하자. 그리고 협업 시 소통을 효과적으로 할 수 있는 편리한 기능들도 함께 소개하겠다. 함께 업무 하는 페이지 내에서 의견을 신속하게 공유할 수 있는 댓글, 토론, 멘션 기능이 있다.

댓글 기능은 블록 , 단어 단위로 댓글을 달 수 있는 기능이다. 블록 메뉴 -댓글을 클릭해 작성하거나, 단어를 드래그한 뒤 나타나는 팝업창에서 댓글을 클릭해 작성하면 된다. 글뿐만 아니라 자료도 함께 첨부할 수 있고, 특정 멤버를 멘션 할 수 있어 의견을 즉각적으로 나누고 피드백할 때 매우 유용하다.

토론 기능은 페이지 내용 전체에 대해 멤버들과 토론이 필요할 때 매우 효과적이다. 페이지 상단에서 제목에 마우스를 가져가면 댓글 추가 버튼이 나타나는데 이를 클릭해서 바로 남길 수 있다. 토론 시에도 역시 자료 첨부와 특정 멤버 멘션이 가능하며 [해결] 버튼을 눌러서 토론을 끝낼 수 있다. 마지막으로 멘션 기능은 @사용자 이름, 아이디를 활용해 특정인에게 메시지를 전달할 수 있다. 관련 페이지와 블록에 대해 미리 설정해 둔 방법 (이메일, 모바일 등)으로 알림을 받게 되고, 히스토리, 모든 업데이트에서도 확인할 수 있다. 이처럼 공유하는 페이지에서 바로 다양한 방법으로 활발하게 의견을 교환할 수 있는 기능들을 담아 두었기 때문에 따로 소통하는 툴을 켜지 않아도 노션 안에서 충분히 편리하게 사용할 수 있다. 간편하고 강력한 공유와 소통기능들은 협업 툴로써 노션이 각광받고 있는 이유로 충분하다.

스마트한 협업을 돕는 노션의 매력포인트

다른 클라우드 메모 앱들 사이에서 단연 노션이 돋보이는 이유는 바로 협업 툴로써의 기능을 제공하고 있기 때문일 것이다. 편리하고 직관적인 사용법과 편리한 협업을 위한 다양한 기능들은 개인과 팀으로 뭉쳤다 흩어지며 딱 맞는 타이밍과 방법으로 업무를 해결할 수 있도록 돕는다. 페이지 내에서 다른 소통 툴 없이도 댓글, 토론, 멘션 기능으로 신속하게 의견을 교환하며 효율을 높일 수 있을 것이다. 이처럼 협업의 장점을 극대화하는 기능들과 함께 성공적인 팀워크를 이끌어내 보자.