스마트한 알림 설정과 보안 노션 기능 활용하기

스마트한 업무와 시간 관리를 돕는 노션의 똑똑한 알림, 보안 기능

노션을 활용하다 보면 "이런 기능도 있을까? "라고 찾아보다가 " 와 정말 있네! " 를 외치게 되는 기분 좋은 순간들이 꽤 있다. 심지어 사용도 쉽고 편리해서 발견 즉시 적용해 활용 하곤 한다. 오늘 알아보게 될 알림, 보안 기능도 그렇게 찾아낸 기능들 중 하나이다. 사용자의 편의성을 반영한 섬세한 기능들 쉽고 직관적인 사용법은 스마트한 업무 파트너로 노션이 큰 사랑을 받고 있는 이유일 것이다. 동시에 다양한 업무들이 정신없게 진행될 때도 놓치지 않고 해낼 수 있도록 돕는 똑똑한 알림 기능과 자료를 지키는 보안 기능에 대해 자세히 알아보자.

1. 노션 알림 설정 멘션 기능 활용하기

다양한 프로젝트와 체크리스트를 관리하다 보면 아무리 꼼꼼하게 기록하고 정리해도 놓치는 부분들이 생길 수 있다. 이를 방지하기 위해 페이지를 공유하는 다른 멤버들과 함께 리마인드 할 수 있도록 알림을 설정해 두는 것을 추천한다. 먼저 알림을 설정하는 첫 번째 방법은 @ 멘션 기능을 사용해 간편하게 알림을 만드는 것이다.

@ 를 입력하면 팝업창이 뜨는데 바로 선택해도 되고, @오늘 이런 식으로 직접 입력해도 된다. 페이지를 함께 공유하고 있는 다른 사람들이 알람 설정한 날짜에 알림을 받을 수 있다. 그리고 생성된 링크를 클릭해서 날짜와 시간 등을 수정할 수 있어 편리하다.(특정 시간을 따로 넣지 않으면 해당 날짜의 오전 9시로 기본 설정된다.) 위의 사진과 같이 체크해야 할 중요 업무 리스트를 두고 밑에 간편하게 멘션 기능으로 알림을 설정해둔다. 입력도 간단하고 편리해서 자주 사용하고 있다. 설정한 알림은 사이드바의 모든 업데이트에 빨간색 아이콘으로 표시되고, 컴퓨터에 노션이 켜져 있다면 Windows 푸시 알람도 받을 수 있다. 알림을 확인하면 '읽음'으로 표시되고 알람이 멈춘다. 일정 시간 (5분) 내에 확인하지 않으면 친절하게도 스마트폰, 이메일을 통해서도 추가 알림이 전달된다.

2. 노션 알림 설정 날짜 속성 활용하기

데이터베이스 표 안에 날짜 속성을 작성한다면 리마인더 기능을 통해서 알림을 간편하게 설정할 수 있다. 기준은 표에 입력된 날짜이고, 리마인더 메뉴를 선택해 지정해주면 된다. 알림 없음, 당일, 1일 전, 2일 전, 1주일 전을 선택할 수 있고 알림 시간은 오전 9시이다.

이때 정확한 시간을 포함하고 싶다면 [시간 포함] 메뉴를 활성화하면 리마인더 선택 메뉴에 알림 없음, 이벤트 정각, 5분 전, 10분 전, 15분 전, 30분 전, 1시간 전, 2시간 전, 1일 전(오전 9:00), 2일 전(오전 9:00)으로 세분화된 시간 지정 메뉴가 생성되어 나타나는 것을 확인할 수 있다. 이때 원하는 시간을 선택해 손쉽게 지정할 수 있다. 알림 전달 방식은 위에 작성한 내용과 동일하다.

3. 안전한 사용을 위한 간단한 보안 설정 내용과 방법 알아보기

기업 내에서 업무와 협업에 노션을 활용하는 경우, 중요 자료들에 대한 보안 수준을 어떻게 높일 것인지에 대한 고민이 필연적으로 생기게 된다. 프로젝트로 잠깐씩 협업을 하는 경우, 장기적으로 직원들과 노션 워크스페이스를 통해 협업하는 경우 모두 이 같은 보안 이슈가 굉장히 중요한 부분이기 때문이다 다행히 노션은 작성되는 콘텐츠들을 보호하는 보안 설정 기능을 잘 갖추고 있다. 설정 방법과 내용을 하나씩 살펴보도록 하자. 보안 옵션을 살펴보기 위해서는 먼저 왼쪽 사이드바 위쪽에 설정과 멤버 탭을 클릭한다. 열리는 새로운 창에서 보안과 신원이라는 탭을 눌러준다. 보안 옵션들은 기업 요금제로 업그레이드하면 바로 활성화하여 사용할 수 있다. 이제 기능들을 하나씩 알아보자.

페이지 공개 공유 제한. 이 설정을 활성화해 두면 멤버 페이지 공유와 웹에서 공유하는 설정 모두를 막아준다. 이를 통해 업무 내용들이 대외로 새어나가는 것을 방지할 수 있다. 워크스페이스 섹션 변경 제한. 이 기능은 여러 사람들이 워크스페이스를 공유하는 상황에서 섹션들을 실수로 옮기거나 이동하는 것을 방지하고, 내용을 보호하는 용도로 사용한다. 게스트 비활성화 기능은 지정한 팀원 외에 타인을 게스트로 초대하지 못하도록 막는 기능이다. 외부인이 업무 내용을 살펴보는 것을 미리 차단할 수 있다. 다른 워크스페이스로 페이지 이동 또는 복제 기능 비활성화. 이를 설정하면 자료를 다른 워크스페이스로 옮기는 것을 막아준다. 옮기려고 시도할 때 워크스페이스 카테고리 자체가 사라져 있기 때문에 자료 이동이 불가능하다. 내보내기 비활성화는 pdf, 마크다운 문서 등으로 내보낼 수 없도록 지정한다. 설정하면 페이지 메뉴에서 내보내기 기능 자체를 찾아볼 수 없게 된다. SAML 싱글 사인 기능은 지정한 멤버들만 로그인이 가능하도록 한다. 이런 다양한 보안 기능 들로 업무내용, 자료들을 철저하게 지킬 수 있다.

노션 워크스페이스 나만의 똑똑한 업무 비서로 만드는 또 하나의 팁

노션은 방대한 업무의 흐름을 놓치지 않고, 중요 일정을 언제든 리마인드 해주는 똑똑한 비서가 되어줄 수 있을까? 대답은 yes이다! 업무와 개인 라이프 스타일을 관리하는 섬세한 기능들 덕분이다. 데이터를 관리하고, 개인 일정과 체크리스트를 관리할 때 스트레스를 덜어줄 뿐만 아니라 협업을 할 때 굉장히 유용하다. 또한 여러 사람들이 함께 협업을 하다 보면 자료의 보안이 걱정되는 경우가 많은데 노션에서 제공하는 보안 설정 옵션을 잘 이해하고 활용한다면 이 또한 걱정 없이 지켜낼 수 있을 것이다. 빠르게 변화하는 업무 환경 속에서도 중심을 잃지 않고, 변하지 않는 핵심 가치와 새로운 도전 모두를 균형 있게 해 나갈 수 있도록 노션을 적극 활용해 보자.