생산성 올리는 협업 방법 총정리 part 2

노션의 협업 기능을 활용해 생산성을 올리는 방법

지난 글에 이어 협업 툴로써의 노션이 가진 강점들을 정리해 보도록 하겠다. 단순히 자료를 공유하는 것뿐만 아니라 페이지 내에서 소통이 가능하고, 섬세한 권한 설정으로 노션 페이지 내의 공유 자료를 효과적으로 보호하며 업무를 진행할 수 있다. 또한 협업 메신저 툴인 slack을 함께 사용하며 업데이트를 안전하고 편리하게 받아 볼 수 있는 방법도 알아보도록 하겠다. 그리고 시간과 공간이 서로 다른 곳에서 협업을 진행하더라도, 함께 하는 팀원들이 노션에 접속했는지 여부도 확인하며 효율적으로 소통해보도록 하자.

 

1. 노션 공유 권한 5가지 이해하기

Notion 워크스페이스에서 공유된 각각의 페이지는 사용자 접근 단계를 5가지로 설정할 수 있다. 페이지 내에 하위 페이지를 포함하고 있다면 상위 페이지의 권한을 설정했을 때 하위 페이지도 똑같은 권한으로 자동 설정된다. 만약 두 페이지의 접근 권한을 서로 다르게 설정하려면 각각의 페이지에서 따로 설정을 수정해 활용하도록 하자. 권한을 살펴보기에 앞서 먼저 공유하는 방법부터 알아보겠다. 페이지 오른쪽 위쪽 [공유] 버튼을 누른 후 [사용자 추가]를 눌러준다. 팝업 창이 열리면 공유를 원하는 대상의 노션 아이디 (이메일 주소)를 입력해 추가해 준다. 권한을 설정하기 위해 오른쪽 상단 [전체 허용]을 누르면 다른 권한들이 함께 표시된다. 각각의 권한을 자세히 살펴보겠다. [전체 허용] 권한은 내용 읽기, 댓글, 수정, 다른 사용자와 공유 등 모든 접근을 허용한다. [편집 허용]은 내용 읽기, 수정, 댓글 달기를 허용하고, [댓글 허용]은 내용 읽기와 댓글 달기가 가능하다. (수정 기능 없음), [읽기 허용]은 페이지 읽기만 가능하고, [제거]는 문서 작성자만 접근 가능하도록 하는 기능이다. 다수의 사용자들이 함께 협업을 위해 페이지에 접속하지만 자료의 특성에 따라 서로 다른 권한이 필요한 경우에 이 기능이 큰 도움이 될 것이다. 자료를 안전하게 보호하면서 더욱 효과적인 협업을 할 수 있다.

2. 슬렉(slack)과 연결해 노션 업데이트 바로 받아보기

슬렉(slack)은 사내의 원활한 커뮤니케이션을 돕는 메신저형 협업 툴이다. 분산되어 있는 다양한 소통 툴을 하나로 해결할 수 있어 널리 사용 중이다. 노션은 slcak과 통합해 업무 관련 중요 메시지들을 놓치지 않도록 지원하고 있다. 간편한 연동이 지원되므로 사용방법은 굉장히 간단하다. 페이지 오른쪽 상단에 더보기 (...) 버튼을 누르면 아래쪽에 slack 채널 연결 메뉴가 있다. 해당 페이지의 내용이 변경될 때마다 변경자 정보와 바로 이동해 확인할 수 있는 링크가 담긴 메시지를 슬렉에서 받을 수 있다. 원하는 노션 페이지들을 슬렉 채널과 연결할 수 있으며, 프로젝트 별로 채널이 모두 다를 경우에도 해당 프로젝트에 맞는 해당 슬렉 채널을 각각 매칭 시켜서 연결이 가능하므로 더욱 섬세한 협업이 가능해진다. 이렇게 이중으로 관리하면 팀원 모두가 중요 변경 메시지를 놓치지 않고 인지할 수 있어 굉장히 효율적이다.

3. 노션 접속 여부 확인하는 방법

업무를 하다 보면 다른 사용자들이 내가 작성한 페이지의 추가 업데이트 사항을 확인했는지, 어제 공지한 중요 자료를 모두 확인했는지 궁금한 경우가 자주 생기게 된다. 노션의 페이지 접속 여부 확인 기능을 활용하면 따로 당사자들에게 문의하거나 재차 반복해서 확인할 필요 없이 페이지에 다녀간 기록과 해당 페이지 접속 여부 확인을 통해 간단하게 확인 가능하다. 공유하고 있는 페이지 오른쪽 상단에 공유하고 있는 협업 당사자들의 아이디 (설정해놓은 사진) 이 함께 뜬다. 선명하게 표시되어 있는 아이디의 경우에는 현재 함께 페이지에 접속해 있는 사용자이고, 회색으로 표시된 아이디는 이전에 페이지에서 글을 읽었지만 지금은 보고 있지 않는 사용자이다. 예를 들어 '현재 보고 있습니다.' '3시간 전에 접속했습니다.' 등의 메시지가 뜨기 때문에 다른 팀원들의 자료 확인 여부를 일일이 묻지 않아도 간편하게 확인 가능해서 매우 효율적이다. 그리고 다른 사용자와 페이지를 함께 보고 있는 상태라면 자료를 보면서 간단하게 노션 안에서 토론을 나눌 수도 있다. 여기에 나타나는 프로필 이미지는 왼쪽 사이드바의 설정과 멤버에서 내 계정을 선택하고 사진 업로드 버튼을 눌러 변경이 가능하다. 원하는 프로필 사진을 넣어주고 아래쪽에 파란색 변경 버튼을 눌러주면 바로 적용된다.

메모 앱을 뛰어넘는 힘. 탄탄한 협업 기능을 탑재한 노션

노션이 제공하는 협업 기능은 섬세함이 돋보인다. 같은 자료를 공유하더라도 접근 권한을 5가지 단계로 변경해 업무의 효율을 높일 수 있고, 메신저 툴 슬렉과 통합해 더욱 탄탄한 업데이트 알림 기능을 구현했다. 뿐만 아니라 메신저 따로, 문서 공유 따로 이메일 따로 다양한 협업 툴을 활용할 때보다 신속하고 정확할 뿐만 아니라 자료 접근 시간과 변경내용을 빈틈없이 빠르게 실시간으로 확인할 수 있다. 이러한 강력한 기능들은 노션이 협업 툴의 강자로 자리매김하는데 큰 역할을 한다고 생각한다. 잘 숙지하면 협업에 큰 도움을 받을 수 있을 것이다. 앞으로도 사용자들의 협업 업무에 도움이 되는 좋은 기능들이 계속 업데이트되기를 바란다.