협업을 성공으로 이끄는 강력한 Notion 기능 총정리 part 1

성공적인 협업을 위한 지름길 노션! 꼭 필요한 기능 총정리 1편

빠르게 변화하는 업무 환경 속에서 글로벌 업무들이 늘어나면서 세계 각국에 있는 팀원들과 소통하는 경우가 늘고 있다. 뿐만 아니라 판데믹 이후 재택 원격 근무도 늘어나고, 다양한 형태의 1인 기업과 협업이 증가하면서 노션과 같은 협업 툴의 기능들이 더욱 큰 역할을 하게 되었다. 노션이 지원하고 있는 기능들을 살펴보면서 강력한 협업 툴의 입지를 다질 수 있었던 이유들을 살펴보고, 유용한 활용법을 다시 한번 정리해 보도록 하자.

 

1. 함께 보는 페이지 업무 진행상황 확인

노션에서 협업을 하다 보면 같은 워크스페이스에서 페이지에 자료를 업데이트하고, 프로젝트 내용을 변경하거나 새로운 내용을 삽입하는 일이 굉장히 자주 일어난다. 시간 흐름에 따라 페이지 내에서 누가 어떤 업무를 했고 내용을 변경했는지 일목요연하게 보고 싶다면 진행상황을 확인하는 기능을 숙지해 두자. 워크스페이스 특정 페이지의 변경된 사항을 모두 확인하려면 페이지 내 오른쪽 상단에 시계 모양으로 표시된 [업데이트] 메뉴를 클릭하면 된다. 어떤 콘텐츠가 추가되었고, 변경, 삭제되었는지를 모두 시간순으로 쭉 나타내 주기 때문에 과정이 눈에 보인다. 어떤 과정을 거쳐서 수정 작업이 이루어졌는지 쭉 보다 보면 다른 팀원의 의사결정을 확인할 수 있다. 그리고 그냥 글로만 설명되어 있는 것이 아니라, 추가 변경 콘텐츠는 파란 색상으로 표시되고, 삭제한 내용은 줄이 그어져 있어서 직관적으로 흐름을 파악할 수 있다. 유료 요금제로 업데이트하면 변경된 내용 오른쪽에 있는 시계 모양 아이콘으로 페이지의 이전 버전을 살펴보고 복구할 수도 있다.

2. 모든 업데이트를 통해 변경 내용 수시로 확인

그냥 업무 자료만 주고받는 것으로는 협업을 효율적으로 성공하기 어렵다. 왜냐하면 서로 다른 공간에서 업무를 하다 보면 일을 하고 있는 다른 팀원들의 진행상황이나 속도를 파악하기가 쉽지 않기 때문이다. 심지어 시간과 공간이 크게 차이나는 글로벌 협업이라면 그 간극은 더 벌어질 수 있다. 하지만 워크스페이스의 [모든 업데이트]를 확인하며, 노션 내에서 다른 팀원들이 어떻게, 언제 업무를 진행했는지를 자세히 볼 수 있다. 사용방법은 왼쪽 사이드바의 [모든 업데이트]를 클릭하면 되고, 이는 수신함, 팔로잉, 전체, 보관됨 탭으로 나뉘어 있다. @로 멘션이 되거나 페이지에 댓글이 달렸을 때, 초대되었을 때, 팔로잉한 페이지에 변경 사항이 있을 때 등등 모든 업데이트를 편하게 볼 수 있다. 먼저 수신함에는 내가 언급되었거나, 초대된 내용을 볼 수 있고, 팔로잉은 내가 팔로우 한 페이지의 편집 추가된 내용, 모든 댓글들을 볼 수 있어 굉장히 편리하다. 전체 탭에서는 워크스페이스에 업데이트되는 모든 것들을 볼 수 있다. 뿐만 아니라 나에게 달린 댓글에 바로 답변할 수 있도록 답변 버튼이 생성되어 있기 때문에, 페이지를 찾아 나가지 않더라도 모든 업데이트 탭 내에서 바로 소통이 가능하다. 여러 개의 멘션을 한 번에 편리하게 답변할 수 있어 매우 유용한 기능이다. 이처럼 [모든 업데이트]를 통해 협업 시 일어나는 업데이트들을 놓치지 않고 모두 빠르게 확인하고, 변경이 필요할 때 수시로 소통하며 효율적인 작업이 가능하다.

3. 멘션과 리마인드 기능 적극 활용

노션에서는 전화나 다른 채팅앱을 추가로 사용하지 않아도 충분하도록 멘션과 리마인드 기능을 지원하고 있다. 이는 노션이 실시간으로 동기화되고 변경사항이 저장되기 때문에 가능한 것이다. 먼저 멘션에 대해 알아보자. @이름을 입력해서 바로 해당 팀원에게 알림을 보낼 수 있다. 해당 팀원은 전송된 알림을 볼 수 있고, 사이드바의 [모든 업데이트]에는 빨간색으로 표시된다. 예를 들어 함께 작성하고 있던 페이지에 @김우주 다음 문단 자료 전달 부탁드립니다. 이렇게 입력했다면 해당 팀원이 알 수 있도록 알림이 가고 업데이트에도 등록되는 것이다. 다음은 리마인더 기능에 대해 알아보자. 사용법은 간단하게 @리마인더 [날짜, 시간 등]을 함께 입력하면 된다. 예를 들어 @리마인더 오후 3:00 , @리마인더 오늘 이런 식으로 간단하게 적용되는 것이다. 파란색으로 변경된 태그를 클릭하면 안에서 세부적으로 변경을 할 수도 있다. 리마인더를 설정해두면 일단 왼쪽 사이드바 [모든 업데이트]에 해당 리마인더 내용에 빨간색 시계 표시가 나타나 놓치지 않도록 도와준다. 데스크톱 노션 앱 사용 중이면 바로 푸시 알림을 받을 수 있고, 모바일 앱이면 5분 내로 받는다. 만약 노션이 열려있지 않으면 이메일로도 받게 된다. 이렇게 리마인더 기능을 통해 해당되는 협업 팀원들이 중요 내용을 놓치지 않도록 다시 한번 알림을 하는 기능들이 있어 굉장히 유용하다.

함께 생산성을 최대로 발휘할 수 있는 환경을 조성해 주는 노션!

함께 하는 업무 방식은 분명히 혼자 일하는 워크 스페이스와 다른 특징들을 가지고 있다. 협업 생산성을 최대로 끌어올리려면 신속한 소통과 업무 흐름과 진행상황을 모두가 바로바로 확인할 수 있는 것이 중요하다. 노션은 앞서 살펴본 멘션 리마인드 기능과 빠르게 언제든 편하게 확인 가능한 업데이트 열람 기능을 통해 팀원 모두가 집중할 수 있는 환경을 자연스럽게 조성해 준다. 노션과 함께 단순히 자료를 공유하는 것을 넘어서서 시너지 효과를 내며 생산성을 최대로 발휘해보자.