개인 팀 요금제 Notion 멤버 게스트 차이 알아보기

노션 개인 팀 요금제 멤버와 게스트 차이

노션으로 개인적인 업무와 기록을 시작하면서 다른 사람들과 공유할 자료가 생겼거나, 협업을 시작해야 할 상황이 생겼을 때 어떻게 활용하면 좋을지 고민하는 분들이 많을 것이다. 이런 고민에 앞서 협업할 일과 업무 소통 성격에 따라 달라지므로 먼저 개인 요금제를 활용해 보면서 판단해 보기를 권장한다. 이후 노션이 본인에게 잘 맞는 협업 툴이라고 판단했다면 요금제를 결정하고 협업에 적극 활용해 보자. 오늘은 개인과 팀 요금제에서 멤버, 게스트 차이에 대해 알아보겠다.

1. 노션 사용자 유형 분류

노션은 다수가 함께 작업하는 다양한 업무들의 효율성을 극대화할 수 있도록 안정적인 환경을 제공한다. 먼저 노션이 사용자를 어떻게 분류하고 지원하는지 알아보기 위해 사용자 유형을 아래와 같이 분류해 보도록 하겠다. 먼저 관리자는 멤버를 초대하고, 워크스페이스와 페이지의 모든 설정과 내용을 변경할 수 있는 권한을 가진다. 멤버는 다른 멤버를 초대 하거나 워크스페이스의 설정을 변경할 수 있는 권한이 없고, 공유하고 있는 페이지에는 접근할 수 있다. 게스트는 멤버와 다르게 워크스페이스 자체에 포함된 사용자가 아니며, 공유된 페이지를 볼 수 있는 권한만을 가진다. 마지막으로 그룹은 워크스페이스 내에서 다수의 멤버들에게 종류별 권한을 묶어 나누어 주기 위한 방식이다. 무료 개인 요금제 사용자의 경우에는 게스트만 초대만 할 수 있고, 팀 요금제, 기업 요금제를 가입하면 게스트는 물론 멤버도 추가해 자유롭게 관리할 수 있다.

2. 노션 멤버 추가와 관리 방법

멤버를 추가하려면 초대링크 추가, 수동 추가, 이메일 활용 자동 가입 3가지 방법을 활용할 수 있다. 초대 링크 전달 방법은 왼쪽 사이드바에서 설정과 멤버를 클릭, 링크 복사 버튼을 눌러 다른 사용자에게 이메일과 메시지 등으로 전달한다. 개인적으로 가장 권하고 싶은 방식이다. 링크로 들어오면 바로 멤버로 추가되기 때문에 매우 간편하고 오류도 적다. 수동으로 추가하려면 설정과 멤버 클릭 후 멤버 추가 버튼을 눌러서 추가를 원하는 사용자의 이메일 주소를 수동으로 넣어준다. 멤버로 넣을지, 관리자로 넣을지 선택할 수 있다. 이후 초대를 누르면 함께 할 사용자들이 이메일로 멤버 추가에 대한 내용을 전달받게 된다. 마지막 방법은 이메일 주소 활용 자동 가입이다. 회사 도메인 같은 특정 메일 주소를 함께 사용하는 멤버들을 간단하게 추가하는 방식이다. 설정과 멤버 선택 후 설정을 누르고 허용된 이메일 도메인에 해당 도메인을 입력한다. 링크가 나오면 함께 업무 할 사용자들에게 공유하면 된다. 이렇게 초대된 경우에는 노션 로그인 후 클릭만 하면 간단하게 멤버로 추가되어 매우 편리하다. 설정과 멤버 창에서 멤버 목록 확인 및, 삭제를 편리하게 할 수 있을 뿐만 아니라 특정 멤버에게 관리자 권한도 부여할 수 있다. 관리자와 멤버의 가장 큰 차이는 새로운 멤버 초대 가능 여부이다.

3. 노션 게스트 초대와 관리 방법

노션 게스트는 멤버와 다르게 워크스페이스에 접근 하지 않고 페이지 내에서 협업이 이루어진다. 협업의 종류와 특성에 따라 가장 효율적이고 경제적인 형태를 선택하길 권장한다. 게스트 초대 방법은 다음과 같은 방법으로 진행한다. 먼저 페이지의 공유 버튼을 클릭 초대를 원하는 대상자의 이메일을 입력한다. 그리고 입력창 바로 오른쪽을 클릭해 페이지에 대한 권한 허용 수준을 선택해 준다. 전체 허용은 페이지를 다른 사람과 공유하거나 편집 권한도 부여된다. 하지만 편집허용은 타인에게 페이지를 공유할 권한이 없다. 내용 편집허용은 페이지 내 구성이나 보기를 제외하고 오직 데이터의 내용만을 변경할 수 있다. 댓글 허용 페이지 내용 읽기와 댓글 달기는 가능하지만 편집은 전혀 사용할 수 없다. 마지막으로 읽기 허용은 글 읽기만 가능한 권한이다. 이렇게 노션에서는 게스트 권한이 체계적으로 세분화되어 있기 때문에 팀원들과 편집과 공유 권한에 대한 논의 후에 각각의 사용자에 맞게 부여해 활용하면 된다. 게스트 역시 설정과 멤버의 멤버 섹션에서 편리하게 관리할 수 있으니 참고하도록 하자.

업무가 노션과 잘 맞는지 먼저 경험하고 요금제 선택 후 멤버와 게스트 추가 관리

다양한 형태의 협업을 하다보면 업무 공간과 페이지를 공유하면 효율성이 올라가는 것을 경험한다. 긴밀한 소통과 지속적인 자료 관리가 필요한 경우도 있겠지만 단기 프로젝트로 간단한 소통과 자료 공유만으로도 충분한 경우가 있을 것이다. 협업에 활용하기 위해 미리 결제부터 하고 시작하기보다는 업무 성격과 협업 스타일에 잘 맞는지 먼저 경험하고 선택 후에 멤버와 게스트를 효과적으로 관리하며 활용하기를 권장한다. 그리고 요금제 결제 후에도 멤버의 세부 권한 설정이 어떻게 제공되고 있는지, 이를 더 효율적으로 분배할 방법은 무엇일지 함께 고민해 보기를 바란다. 다음 글에서는 노션 그룹 생성과 활용에 대해서 알아보도록 하겠다.