협업을 위한 노션 그룹 추가와 관리 방법 총정리

노션 협업 툴의 장점 극대화하는 그룹 기능

노션 팀 요금제나 기업 요금제를 활용하고 있다면 그룹 기능을 사용할 수 있다. 앞서 살펴보았던 멤버와 게스트 활용과 함께 협업 툴의 장점을 마음껏 누릴 수 있고, 다수의 인원이 노션을 함께 사용하며 업무를 하는 경우에 큰 도움이 되는 기능이다. 오늘은 그룹을 생성하고 멤버를 추가하는 것에서부터 권한 부여하는 방법과 이후 관리하는 방법까지 정리해 보도록 하겠다.

 

노션 그룹 생성 방법

워크스페이스의 왼쪽에 위치한 사이드바 위쪽을 보면 [설정과 멤버] 메뉴가 보인다. 이를 선택하고 아래쪽에 [멤버]를 선택한다. 이후 멤버의 오른쪽에 보이는 [그룹]을 클릭해보자. 그리고 [그룹 생성] 버튼을 클릭하면 그룹을 간단하게 생성할 수 있다. 업무를 하면서 세분화하고 부여한 권한들을 잊지 않고, 잘 적용 활용할 수 있도록 그룹의 이름도 알기 쉽고 구분하기 쉽도록 잘 적용한 뒤 엔터를 눌러 마무리해 준다. 추후에 그룹 이름 변경이 필요할 때는 더보기 (...) 버튼을 눌러서 간단하게 바꿔줄 수 있다. 또한 마우스로 그룹을 드래그해 끌어당겨 순서를 바꿀 수도 있으니 잘 기억해 두자. 프로젝트 시작 전 필요한 그룹들을 생성해두고 변화하는 업무 상황에 따라 꾸준히 관리한다면 소통과 업무의 정확도를 높이고 업무 자료의 보안에도 큰 도움이 될 것이다.

그룹에 새로운 멤버 추가와 삭제 방법

이번에는 그룹에 새로운 멤버를 추가하고, 삭제하는 방법을 알아보도록 하자. 먼저 멤버를 추가할 때는 그룹 생성할 때와 마찬가지로 워크스페이스 왼쪽에 사이드바에 들어가서 [설정과 멤버]를 클릭해주고 [그룹]으로 들어가면 해당 워크스페이스에 생성되어 있는 그룹의 목록이 쭉 나타난다. 원하는 그룹명 아래 생성되어 있는 [멤버 추가]를 눌러준다. 추가하고자 하는 사용자를 검색해서 넣어주면 해당 그룹에 쉽게 추가할 수 있다. 당연한 이야기겠지만 이때 다른 멤버를 넣는다거나 들어가면 안 되는 그룹에 배치되지 않도록 각별히 신경 쓰도록 하자. 하지만 혹시라도 실수로 잘못 넣었더라도 곧바로 구제하는 방법이 당연히 있다. [설정과 멤버], [그룹] 선택 후 삭제를 원하는 멤버의 맨 오른쪽에 있는 삭제 버튼을 눌러주면 간단하게 그룹에서 특정 멤버를 삭제할 수 있다. 그룹 멤버로 추가시킨 이후에는 멤버의 이름과 이메일을 통해 그룹 정보를 바로 확인할 수도 있다.

그룹명 변경과 삭제 방법

업무를 하다 보면 이미 지정해둔 멤버 그대로 쭉 가더라도 프로젝트의 성격이 바뀔 수도 있고, 여러 가지 사유로 그룹명을 변경할 일이 생길 수 있다. 그룹명 변경하는 방법은 다음과 같다. [설정과 멤버] [그룹]에서 변경을 원하는 그룹의 오른쪽에 있는 더보기(...) 버튼을 눌러서 이름 바꾸기를 선택한 후 바꿔주면 된다. 같은 방법으로 더보기에 있는 삭제 버튼을 통해 간단하게 그룹들을 삭제할 수 있다. 이때 실수로 삭제하지 않도록 마지막에 한 번 더 진짜 그룹을 삭제할 건지 묻는 창이 나온다. 이때 삭제하려면 예 버튼 눌러 넘어가면 된다.

그룹 사용 권한

그룹 기능을 모른다면 새로운 프로젝트가 있을 때마다 또 다른 워크스페이스를 하나 더 생성하는 게 나은지 고민하는 경우가 많을 것으로 예상된다. 하지만 노션에서는 그룹에 따라 다르게 권한을 조절해 부여할 수 있기 때문에 훨씬 편리하고, 멤버 별로 각각 선택해서 권한을 개별로 부여하느라 낭비되는 노력과 시간들을 아낄 수 있다. 그룹에 들어가 있는 멤버들은 기본적으로 그룹 사용권한 설정으로 같은 권한을 부여받게 된다. 그룹의 권한을 설정하는 방법은 다음과 같다. 먼저 공유를 원하는 페이지 상단의 공유 버튼을 클릭하고 원하는 그룹명 토글을 눌러 권한을 선택해 지정해 주면 된다. 선택할 수 있는 그룹 권한을 하나씩 알아보자. 모두 허용은 해당 페이지 전체 공유와 편집이 가능하며, 편집허용은 편집은 가능하나 공유는 불가하다. 댓글 작성 허용은 내용 읽기와 댓글은 가능하나 편집과 공유가 제한되며, 읽기 허용은 공유 없이 읽기만 가능한 경우 , 접근 권한 없음의 경우에는 해당하는 그룹이 페이지에 접근하지 못하도록 권한을 해지하는 것이다.

시간을 절약하고 효율을 높여주는 그룹 기능

프로젝트의 성공과 보안 둘 다 성공하기 위해서는 자료를 공유하고 소통하며 업무 하는 동안 각각의 멤버들에게 딱 알맞은 권한을 설정하는 것이 굉장히 중요하다. 노션이 지원하는 그룹 기능을 통해 반복되는 업무를 줄여 시간을 절약하고 효율을 높일 수 있다. 오늘 살펴본 내용처럼 그룹 생성과 삭제 , 멤버를 추가하고 관리하는 모든 기능이 편리하게 잘 배치되어 있고, 페이지에서 그룹의 권한을 지정할 수 있어 누구나 쉽게 사용 가능하다. 협업의 성격과 소통의 방향에 따라 요금제를 선택 후 그룹 기능을 사용해 생산성을 더욱 높여보자.