에버노트와 구글 드라이브 데이터 Notion으로 가져오는 방법

다른 도구들로 작성 한 자료를 노션으로 모아 편리하게 관리하기

노션은 미국 실리콘밸리 스타트업으로 2016년부터 서비스를 시작했다. 2020년 한국어 판이 출시되었고, 전 세계에서 미국 다음으로 사용자들이 많은 나라가 바로 한국이라고 한다. 이렇게 큰 사랑을 받게 된 이유에는 업무와 개인 일상의 정보를 정리하고 협업하는 매력적인 기능들도 한몫했을 것이고 그와 더불어 그동안 유저들이 사용하고 있던 다른 메모, 협업 툴 (에버노트, 트렐로, 드롭박스, 구글 드라이브 등등) 여기저기 흩어진 자료들을 쉽게 가져와 정리할 수 있어 시너지 효과를 높일 수 있었기 때문이라고 생각한다. 오늘은 에버노트와 구글 드라이브의 자료를 노션으로 가져오는 방법을 자세히 알아보도록 하겠다.

1. 다른 도구와 함께 사용하면 더 커지는 시너지 효과

현재 노션을 메인으로 사용하고 있는 유저들도 출시 전 다양한 툴로 메모를 작성하고, 자료를 저장하고, 협업한 경험들이 있을 것이다. 그리고 자료의 특징과 협업의 특성에 따라 다른 툴을 추가로 지정해 함께 활용하는 경우도 있을 것이다. 필자도 오래전부터 사용하고 있던 구글 드라이브와 노션을 함께 편리하게 사용 중이다. 구글 드라이브에 있는 이전 자료들이나 새로운 자료 중에서 용량이 큰 자료들은 노션에 임베딩 해서 함께 관리하고, 열람 기능을 부여받은 다른 자료들이나 드롭박스로 제공받은 데이터들 역시 노션에 연결하여 체계적으로 구성해 두었다. 그리고 저장이 필요한 자료들은 가져오기 기능을 활용해 그대로 안전하게 옮기고 있다. 그래서 메인 업무 툴로 노션으로 사용하면서 언제든 빠르게 자료를 열람하고, 필요한 데이터들을 검색해 활용 중이다. 노션은 다양한 도구에 흩어진 자료들을 가져오는 편리한 기능들을 지원하고 있다. 이는 개인, 협업 업무의 생산성을 크게 올리는데 도움이 되고 시너지 효과를 낼 수 있다. 데이터 가져오기 기능을 자세히 알아보기 위해 아래에서 에버노트와 구글 드라이브를 예시로 설명하도록 하겠다.

2. 에버노트 자료를 노션으로 가져오는 두 가지 방법

에버노트 역시 2008년 출시된 이후 많은 사랑을 받아온 메모 앱이다. 강력한 검색 기능과 문서작성 기능으로 거대한 기록 저장소로 활용하고 있는 사람들이 많은 것으로 유명하다. 협업과 오프라인 편집도 가능하고, 노션엔 없는 손글씨 기능도 있어서 태블릿 사용자들에게도 큰 사랑을 받는다. 하지만 개인적으로 폴더 활용이 제한적이고 가독성이 상대적으로 떨어지는 것 같아 비교 후 노션으로 일정 자료들을 옮기고 있다. 자료를 가져오는 간단한 방법을 알아보자.

첫 번째 방법은 가져오기 기능을 활용하는 것이다. 노션 워크스페이스의 좌측 사이드바에서 가져오기 버튼을 클릭해주면 다음과 같이 에버노트가 가장 처음 보인다. 클릭해서 자료를 간단하게 가져올 수 있다. 노션으로 옮길 때 자료들이 데이터베이스 블록에 담겨 자동으로 들어오기 때문에 다양한 보기 형식 (표, 캘린더 등)으로 변경해서 볼 수 있고, 정렬, 필터를 활용해 에버노트의 자료들을 보기 원하는 자료들만 추출해서 편리하게 볼 수 있어 매우 활용도가 높아진다. 계정을 연동하는 방법부터 알아보자. 에버노트 버튼을 클릭하면 로그인 창이 뜨는 데 사용 중인 계정에 로그인해준다. Notion이 계정에 액세스 할 수 있도록 인증해달라는 팝업창이 뜨면 [접근 허락기간]을 선택한 후 [인증] 버튼을 눌러준다. 이는 노션이 자료들을 가져오면서 노트를 수정할 몇 가지 권한을 주는 과정이다. 연동된 이후 [가져오기] 창에서 다시 에버노트 버튼을 클릭하면 에버노트 노트북 목록이 바로 노션에서 표시된다. 가져오고 싶은 노트북을 체크해서 [가져오기] 버튼만 눌러 주면 간단하게 에버노트의 자료를 노션으로 가져올 수 있다. 이후 노션 사이드바에 노트북 별로 새로운 페이지가 만들어져 있는 것을 확인할 수 있다. HTML을 활용해서 전체 노트가 아닌 개별적으로 원하는 노트를 따로 가져오는 방법도 있지만 이렇게 하면 특정 노트를 따로 가져오는 과정에서 이미지나 파일들이 누락되어 옮겨질 수 있다고 하니 주의해야 한다. 가져오기 기능으로 노트북 전체를 가지고 와서 필요 없는 페이지를 삭제하는 방법이 더 간단할 수도 있다.

3. 구글 드라이브 자료를 노션으로 가져오는 방법

구글 드라이브 역시 클라우드 서비스를 제공하고 있고, Google 문서 , 스프레드시트, 프레젠테이션 등 다양한 도구들을 갖고 있는 협업 툴이기도 하다. Google 문서들을 노션으로 가져오는 편리한 방법을 알아보자. 먼저 구글 드라이브에 저장되어 있는 모든 문서를 한 번에 가져오는 방법부터 알아보자.

구글 테이크 아웃 페이지에 접속 후 모두 선택 해제를 누르고, 드라이브를 체크 한 뒤 여러 형식 버튼을 눌러준다. 옵션 창에서 DOCX로 지정되어 있는지 보고 [확인]을 누른다. 드라이브에서 [모든 구글 드라이브 파일 및 폴더] 선택해 확인을 클릭해 준다. 구글 테이크아웃 페이지에서 전송방법, 파일 형식, 크기 등을 확인 후 체크한 뒤 [내보내기 생성]을 누른다. 이후 [다운로드] 버튼이 생성된다. 그다음 앞에서 설명했던 가져오기 버튼 (워크스페이스 사이드바 하단)을 눌러서 [Google docs]를 선택한 후 가져올 파일을 클릭하면 노션으로 가져올 수 있다. 두 번째 방법으로 구글에 저장된 개별 파일을 가져오는 방법을 알아보자. 문서를 열고 docx 파일로 저장한다. 이후 가져오기 창에서 [Google Docs] 버튼을 눌러서 저장된 파일을 선택해 주면 된다. 이처럼 미리 저장 작업을 거쳐서 가져오기 버튼을 누르는 방법을 활용하고 있으며 이를 통해 구글 드라이브 자료를 노션으로 간편하고 안전하게 가져올 수 있다.

다양한 툴에 흩어져 있는 자료들을 통합해 생산성을 극대화 하자

기존에 사용하고 있던 업무 툴이나 협업 도구들을 갑자기 완전히 바꾸는 건 사실 쉬운 결정이 아니다. 대다수의 사람들이 업무, 자료 관련한 툴의 변화를 그다지 즐기지 않고,쓰던것을 계속 쓰려는 특징이 있다. 그렇기 때문에 노션 역시 이런 점을 고려해 출시 전 많은 고심을 했을 것이라고 본다. 노션은 자료를 간편하게 내보내기 하고 가져올 수 있는 기능을 탑재하고 있다. 덕분에 큰 부담 없이 자료를 노션으로 옮길 수 있다. 처음부터 모든 자료를 옮기려 하거나 복잡할까 봐 미리 고민하지 말고, 천천히 함께 사용해보면서 각각의 툴이 가진 특성과 장점을 취하고 비교하고 자료를 이동하고 연결해서 생산성을 최대화로 올리는데 적극 활용해 보자.