반복적으로 사용하는 서식 노션 템플릿으로 편리하게 관리하기

반복되는 업무와 기록에 간편하게 사용하는 템플릿 버튼 만들기

템플릿 버튼 (Template Button)이라는 이름에 담겨있는 의미 그대로 사용자가 미리 지정해둔 내용을 버튼 한번 클릭으로 바로 생성할 수 있게 도와주는 기능이다. 회사에서 자주 사용하게 되는 회의록이나 학생들을 위한 강의 기록 노트, 매일 반복되는 생활습관 루틴 등을 확인하는 체크리스트 등 반복적으로 사용하는 서식을 저장해 언제든 생성할 수 있다면 같은 작업을 매일 반복하며 시간 낭비할 필요 없이 클릭 한 번으로 저장된 서식을 불러올 수 있으니 생산성을 향상할 수 있다. 체크리스트와 강의 노트를 예시로 템플릿 버튼 만드는 간단한 방법을 함께 알아보자.

1. 템플릿 버튼으로 매일 습관 체크리스트 만들기

노션 체크리스트를 통해 수시로 꼭 해야 할 업무와 일상을 잊지 않고 효과적으로 실행하는데 도움을 받을 수 있다. 예를 들어 출근 후 본격 업무 시작 전에 해야 할 일들을 리스트 업 한다거나 부서에 필요한 루틴들을 정리하고, 개인적으로 습관 형성을 원하는 체크 리스트들을 작성해 활용할 수도 있다. 필자는 새벽에 일어나 몇 가지 간단한 루틴을 실천하면서 자기 계발과 건강에 도움을 받길 원해서 새벽 성장 루틴 체크리스트를 만들어 사용 중이다. 만드는 방법은 다음과 같다.

페이지 빈 공간에서 / (슬래시)를 누르고 템플릿 버튼을 입력하면 템플릿 버튼 구성 서식이 나타난다. 버튼 이름과 템플릿을 직접 만들 수 있게 구성되어 있다. 먼저 이름을 입력해 주고 , 템플릿 공간에 매일 반복해 만들기 원하는 체크리스를 쭉 넣어주면 완성이다. 간단하게 완성된 서식이 저장된 이후에는 페이지에 회색 연한 글씨로 + 새벽 성장 루틴 버튼이 생성된 것이 보인다. 원할 때 클릭 한 번으로 체크리스트를 불러올 수 있다.

2. 매일 작성하는 강의 노트 만들어 관리하기

직장생활을 할 때 수시로 크고 작은 회의가 있어 거의 매일 몇 가지의 회의록을 작성해 관리해야 했던 경험이 있다. 학생들은 반복적으로 생성해 작성하는 강의 노트가 필요할 것이다. 이때 워드나 한글 등의 툴을 사용해 정리한다면 매번 서식을 복사해 붙여 넣거나 체계적으로 폴더를 나누어 관리하기도 어려울 것이고, 검색하기도 쉽지 않을 것이다. 하지만 노션을 사용하면 이 모든 것이 신속하게 아주 효율적으로 관리가 가능하다. 만드는 방법도 함께 알아보자.

먼저 빈 페이지에서 /(슬래시) 와 템플릿 버튼을 입력한다. 템플릿 버튼 구성 창이 뜨면 이름을 넣어주고, 템플릿을 만드는 란에 미리 표시되어 있는 할 일 목록을 지워주고 그 안에 /페이지를 입력해 준다. Enter를 클릭하면 바로 새로 생성된 페이지로 이동하게 된다. 그러면 각자 원하는 방식의 노트 양식을 만들면 된다.

필자는 제목에 날짜 서식을 넣고, 본문에는 콜 아웃 기능을 활용해 그날 강의의 가장 핵심 내용을 강조하는 부분, 자세한 강의노트와 참고 자료 정리란, 과제 등 원하는 내용들을 구성해 넣었다. 이렇게 만들어진 페이지는 강의 노트 양식이 되어 템플릿 버튼에 저장되는 것이고, 생성된 버튼을 클릭해 새로운 양식을 간편하게 불러와 사용할 수 있다. 이처럼 아주 간편하고 직관적인 방법으로 템플릿 버튼을 만들어 시간을 효율적으로 아끼고 업무의 효율도 높일 수 있다.

3. 템플릿 버튼 수정 적용하는 방법

위에서 설명한 방식으로 서식을 만들어 활용하다가 내용을 변경해야 할 상황이 언제든 생길 수 있다. 반복되는 업무 중 추가할 내용이 있거나, 더 이상 필요하지 않아 삭제하고 싶은 내용이 생겼다면 이 방법을 잘 기억해 두자. 또다시 블록을 번거롭게 작성할 필요 없이 기존에 만들어 두었던 템플릿 버튼 내용을 수정해서 편리하게 사용할 수 있다. 템플릿 버튼 위에 마우스를 올리면 회색으로 블록이 형성되고 오른쪽에 톱니바퀴 모양의 [템플릿 구성] 버튼이 보인다. 이것을 클릭하면 처음에 만들었던 서식 작성 내용들이 다시 나타난다. 원하는 내용을 수정, 삭제 변경한 뒤 다시 닫기 버튼을 눌러주면 템플릿 버튼의 내용을 간단하게 변경해 저장할 수 있다. 변경된 내용이 잘 적용되었는지 확인한 뒤 사용하면 된다.

불필요한 반복 업무시간은 0.1초라도 없애버리려는 노력의 산물

국민 단축키 ctrl+ C , ctrl +V에 도전장을 내민 템플릿 버튼! 알게 된 후로 정말 감탄하며 유용하게 사용하고 있는 기능 중 하나이다. 아주 짧은 순간이라도 반복되고, 불필요한 업무와 행동은 과감히 삭제해보자. 티끌모아 태산. 시간에도 적용된다. 업무, 공부, 일상 그 어떤 것도 우리에게 소중하지 않은 순간이 없으니, 작고 작은 낭비도 줄여서 좋아하고 의미 있는 시간에 하루 10분 씩이라도 더 투자할 수 있다면 1년 2년 10년이 지났을 때 그 시간들이 어떤 성과가 되어 다시 돌아올지는 아무도 모를 일이다. 반복되는 업무와 일상에 작은 즐거움을 선물하는 템플릿 버튼으로 지금 바로 실천해 보자.