데이터베이스 노션 표로 쉽게 정리하기 1편

데이터베이스 시작과 핵심 표 기초 기능 활용법

노션 초보 사용자에게 데이터베이스는 뭔가 더 어려운 세계로 가는 관문처럼 느껴질 수 있다. 하지만 알고 나면 전혀 어렵지 않다. 그동안 간단한 자료를 작성하고 저장하는 메모 앱으로 사용하던 패턴에서 벗어나서 다양한 자료들을 표로 정리하고 데이터 정리 방법을 확장시켜 보기를 권장한다. 노션의 데이터베이스 기능은 정말 직관적이고 편리하기 때문에 익혀두고 활용하면 금방 익숙해질 것이다. 오늘은 데이터베이스 관리의 시작인 표에 대해서 알아보고 기초적인 기능과 활용법을 알아보겠다.

노션 데이터베이스 표 만드는 방법

앞에서 언급했던 것처럼 노션 데이터베이스 정리의 시작은 표를 만드는 것이다. 자료를 어떤 속성들을 기준으로 시각화할지 결정한 후 표에 데이터를 넣어 관리해보자. 표는 크게 전체 페이지와 인라인 페이지로 나눌 수 있다. 표 자체의 활용은 같지만 전체 페이지는 독립된 하나의 페이지로 데이터들이 저장되는 것이고, 인라인 페이지는 페이지 내에서 다른 블록들과 함께 내용들이 보일 수 있는 방식이다. 그렇기 때문에 자료의 특성에 맞게 골라서 만들어 주면 된다. 먼저 전체 페이지 표를 만드는 방법부터 정리해 보자. 먼저 워크스페이스 내에 새로운 페이지를 생성한 후에 아래의 나타나는 메뉴들 중에서 표를 클릭해 만든다. 혹은 /(슬래시) 데이터베이스 전체라고 입력한 후에 엔터를 입력하면 간단하게 만들 수 있다. 앞의 페이지로 돌아가 보면 하위에 새로운 페이지가 생성되어 있는 것을 확인할 수 있다. 두 번째는 인라인 페이지 생성 방법을 알아보자. 먼저 페이지 내에서 /(슬래시) 데이터베이스 인라인이라고 입력해 주면 바로 넣을 수 있다. 만약 다른 데이터베이스를 표 형식으로 바로 만들고 싶다면 데이터에서 보기 추가 버튼을 누르고 표를 선택하면 바로 표가 생성된다. 다양한 방식이 있지만 어렵지 않으니 잘 숙지하고 활용해 보자.

페이지로 열어 관리하기

표는 각각의 페이지 이기 때문에 클릭해서 열고, 또 다른 자료들을 담을 수 있다. 데이터베이스 표 위로 마우스를 가져가면 열기 버튼을 통해 열 수 있다. 그러면 일단 데이터베이스 표의 미리보기를 볼 수 있고, 거기서 전체 페이지로 전환하기 위해서는 왼쪽 위쪽에 있는 페이지로 열기를 눌러주면 된다. 페이지를 열면 속성들이 위쪽에 쭉 나타나게 되고, 각각의 속성을 선택해 항목과 유형을 편집할 수 있고, 마우스로 끌어 정렬도 가능하다. 또한 속성 추가 버튼을 눌러서 추가할 수도 있고, 댓글을 남기거나 @팀원 이름을 입력해 멘션도 남길 수 있으니 적절히 활용해 보자. 이처럼 다른 페이지와 마찬가지로 블록을 생성해 다양한 콘텐츠와 자료들을 만들 수 있다.

행 추가와 옵션 알아보기

이번에는 데이터베이스 표에 새로운 행을 추가하는 방법을 알아보자. 표를 작성하다 보면 행 아래쪽으로 내용을 추가해야 할 경우가 많이 있다. 그럴 때는 행 바로 옆에 + 아이콘을 눌러 바로 편리하게 생성할 수 있다. 또는 오른쪽 상단 새로 만들기 버튼을 클릭해서 추가하는 방법도 있는데, 맨 위쪽에 생성된 행을 페이지로 바로 볼 수 있다. 그리고 표 아래쪽에서 회색으로 보이는 +새로 만들기를 클릭해서 추가해도 된다. 자료 작성에 더 편리한 방법을 골라 실행해 주면 된다. 다음은 행 옵션에 대해 알아보겠다. 먼저 표 위에 마우스를 올리면 왼쪽에 메뉴 버튼 (점 여섯 개) 이 나타나는데 이를 클릭해보자. 해당하는 행을 삭제하거나, 복제할 수 있는 버튼과 링크 복사를 할 수 있는 메뉴가 있다. 그리고 페이지를 따로 열지 않아도 바로 메뉴에서 이름을 바꿀 수 있는 이름 바꾸기 옵션과 속성 편집 옵션도 있어서 편리하고 빠르게 업무에 활용할 수 있다.

표 필터링하는 방법

데이터베이스의 내용이 방대하다면 아무리 보기 쉬운 표로 정리해도 찾는데 시간이 많이 소요될 수 있다. 이럴 때는 표 필터링 기능을 활용해 보자. 필터링을 원하는 속성 값에 따라 편리하게 원하는 자료를 빠르게 찾을 수 있다. 데이터베이스 표의 상단에 보면 필터 버튼이 보인다. 클릭한 후 필터링하고 싶은 속성과 조건을 선택하고, 속성 값을 정의해 주면 된다. 한 번에 여러 개의 필터를 지정할 수 있고, 언제든 필터를 제거할 수 있다. 필터 기능을 통해서 원하는 조건의 값을 빠르게 찾을 수 있다.

표 정렬하는 법

이번에는 표를 정렬하는 방법을 알아보도록 하자. 표의 상단에서 정렬을 클릭해 주고, 정렬 기준이 되는 속성을 선택한다. 이후 오름차순, 내림차순을 선택해 주면 기준 속성에 따라 오름차순 내림 차순으로 보기 좋게 정렬할 수 있다. 이렇게 정렬된 데이터를 통해 빠르게 원하는 내용을 찾고 적재적소에 활용할 수 있게 된다.

편리한 표 기능으로 데이터를 한눈에 보기

데이터베이스를 표로 정리하면 자료를 속성에 따라 일목요연하게 정리할 수 있다. 저장된 자료들을 다양한 기능을 통해 표로 정리하고, 이를 정렬하고 필터링해서 빠르게 찾아볼 수 있어서 업무에 큰 도움이 된다. 오늘은 노션 데이터베이스 표 기능의 기본 기능들을 살펴보고 활용방법을 알아보았다. 다음 편에서는 업무와 개인 기록에 맞도록 맞춤 설정하는 방법과 추가 팁 들에 대해서 알아보도록 하겠다.