빠르고 정확한 노션 검색 도구 활용법

노션 검색도구로 빠르고 정확하게 자료를 찾는 방법

업무에 효율적으로 잘 사용될 수 있는 자세한 자료를 만드는 것만큼이나 적재적소에 활용하는 것 역시 굉장히 중요하다. 오늘은 필요할 때 바로바로 사용할 수 있도록 자료를 더욱 빠르고 섬세하게 찾을 수 있는 노션의 검색 기능을 알아보도록 하자. 사용은 간단하고 직관적이지만 사용자의 편의를 듬뿍 담은 센스 있는 검색 기능으로 업무에 큰 도움을 받을 수 있을 것이다.

빠른 검색 활용법

노션의 빠른 검색은 말 그대로 워크스페이스 내에 있는 자료들을 빠르게 찾아주는 기능이다. 이 기능은 데스크톱 앱과 모바일 앱 모두 간단한 클릭과 입력만으로 사용할 수 있다. 먼저 데스크톱 빠른 검색에 대해서 알아보자. 워크스페이스 왼쪽의 사이드바 상단에서 빠른 검색을 찾아 클릭해준다. (단축키는 Ctrl+P) 위쪽에 검색을 원하는 키워드를 넣어주면 된다. 검색창 아래쪽에는 최근에 검색한 내용과 방문 페이지가 함께 나타나기 때문에 이를 활용해도 좋다. 모바일 앱 빠른 검색은 화면에서 왼쪽 상단에 있는 메뉴 버튼을 눌러 사이드바를 활성화시켜주고, 돋보기 버튼을 눌러 검색어를 입력하면 된다. 모바일에서도 역시 최근 방문한 페이지로 바로 연결하는 기능이 있으니 시간 절약을 위해 적극 활용해 보자.

데이터베이스 검색 활용법

노션에서 만든 각각의 데이터베이스는 모두 데이터베이스 검색 기능을 지원한다. 위에서 설명한 빠른 검색과 비교해보면 데이터베이스 검색은 해당 데이터베이스 내에서 속성 값이나, 항목들을 검색하는 데 사용된다는 점이 다르다. 예를 들어 진행 중이라는 단어를 검색한다면 데이터베이스 내의 속성 값이나 제목에 '진행 중'이라는 검색 단어가 들어가 있는 항목들만 표시되는 것이다. 이처럼 빠른 검색과 데이터베이스 검색의 차이를 잘 이해하고, 자료의 특성에 따라 더 편리하고 빠른 방법을 적용해주면 된다. 만약 검색 범위를 특정 데이터로 좁힐 필요성이 있다면이렇게 검색하는 방법이 좀 더 빠르고 편리하니 업무 특성에 맞게 충실히 활용하면 된다.

검색 결과 필터링

노션을 사용하면서 시간이 지날수록 개인과 업무 기록이 쌓이고, 협업을 통해 다양한 자료들이 함께 만들어지고 저장되면서 노션에 다양한 자료들이 저장될 것이다. 이렇게 노션이 방대한 양의 데이터베이스를 담고 있다면 단순히 검색만으로 원하는 결과를 빠르게 찾아내기 어려울 것이다. 검색을 통해 찾아낸 데이터들의 양도 만만치 않을 수 있기 때문이다. 이럴 때는 검색 결과 필터링 기능을 활용해 보자. 빠른 검색에 키워드를 입력하면 오른쪽 상단에 파란 색깔의 필터 추가 버튼이 생성된다. 몇 가지 자주 사용하는 필터들을 소개하면 다음과 같다. 페이지 내의 제목만 검색하도록 한정 짓는 필터도 있고, [내가 작성한 콘텐츠] 필터처럼 내가 만든 자료 내에서만 결과만을 검색하거나, [지난주에 수정] 필터처럼 최근 7일 이내 작성 변경한 데이터들로 한정 지을 수 있는 기능도 있다. 그리고 [현재 페이지 필터]도 꽤 자주 이용하는 기능이다. 이밖에도 생성자, 생성일, 최종 편집 일시 등을 기준으로 필터링하는 다양한 추가 필터들이 있으며, 고급 필터 기능을 사용하면, AND, OR 논리를 적용해서 한 번에 여러 개의 필터를 합쳐서 더 빠르게 찾을 수 있다. 업무의 특성에 따라 잘 활용해 보기를 바란다. 이렇게 검색 결과에 원하는 필터링을 함께 적용해 주면 보다 빠르게 원하는 결괏값을 찾을 수 있을 것이다.

검색 결과 정렬하기

아무리 빠르게 검색했더라도 그 결괏값이 너무 많거나 정리가 안된다면 또다시 시간을 들여 찾아야 하는 불편함이 생긴다. 이 같은 상황을 막기 위해 이번에는 빠른 검색을 통해 나온 결과를 원하는 속성으로 정렬하는 방법을 알아보도록 하겠다. 검색을 실행한 후 왼쪽 상단에 메뉴를 클릭하면 정렬 옵션을 찾아볼 수 있다. 여기서 가장 관련성이 높은 결괏값을 보여주는 [결과 상위 일치], [최종 수정 오름차순], [내림차순]으로 각각 페이지가 최근 편집한 콘텐츠를 가장 나중에 보거나, 먼저 보도록 결정해 빠르게 정렬할 수 있다. 그리고 생성일 내림차순으로 최근에 만든 자료를 먼저 보거나, 생성일 오름차순 정렬로 가장 최근에 만든 자료를 나중에 볼 수 있도록 검색 결과를 재 정렬할 수 있다. 자료 개수가 많지 않은 경우에는 필터 없이 정렬 만으로도 더욱 빠르게 찾아낼 수 있다.

최근 페이지와 최근 검색 활용

이번에는 워크스페이스에서 최근 작성한 페이지와 최근 검색한 내용을 나타내 주는 기능을 살펴보도록 하자. 사이드바의 빠른 검색 버튼을 클릭하면 검색하는 곳 바로 아래에 최근 페이지 섹션이 보인다. 최근에 작성, 변경했던 페이지를 오늘 이어서 다시 작업한다거나 공유할 때 다른 검색어를 입력하는 작업 없이도 자료에 빠르게 접근할 수 있기 때문에 자주 사용하게 된다. 최근 페이지 아래쪽에는 최근 검색 섹션이 있다. 빠른 검색을 통해 검색했던 최근 검색 내용들로 바로 연결되기 때문에 역시 따로 타이핑 없이 클릭만으로 검색할 수 있어 시간 절약에 도움이 된다. 유저들의 편리한 사용을 위한 배려를 엿볼 수 있는 부분이다.

사용자의 편의성을 듬뿍 반영한 노션의 검색 기능

정성 들여 만든 자료를 바로 찾아서 제때 활용하는 것 역시 업무에서 정말 중요한 부분이다. 오늘은 노션 검색 도구에 대해 자세히 알아보았다. 방대한 저장자료들도 걱정 없이 빠른 검색을 통해 찾을 수 있고, 필터, 정렬 기능을 활용해 더 섬세하고 빠르게 검색할 수 있다. 그리고 최근 페이지나 검색어를 바로 볼 수 있도록 사용자의 편의성을 담은 노션의 배려를 엿볼 수 있었다. 검색도구의 다양한 기능을 통해 자료를 더욱 잘 활용해 보도록 하자.