편리한 자료 전달의 정석 노션 공유 기능 총정리

편리하고 깔끔한 자료 전달의 정석 노션 공유 기능 총정리

노션은 최고의 협업 환경을 조성하기 위해서  페이지에 작성한 콘텐츠를 다른 사용자들에게 효과적으로 공유하는 다양한 기능들을 제공하고 있다. 오늘은 공유 기능에 대한 기본적인 내용과 개인, 팀, 그룹 별로 공유하는 방법을 자세히 정리해 보도록 하겠다.

노션 공유 기본 정리

노션은 페이지에서 작성한 다양한 자료들을 워크스페이스 내부 또는 외부의 사용자들과 공유할 수 있는 다양한 기능을 제공한다. 공유 메뉴는 오른쪽 상단에 있으며, 노션 개별 사용자는 물론 사용자가 만든 그룹과 편리하게 공유할 수 있다. 먼저 외부 게스트와 공유할 때는 이메일 주소를 넣어 공유한다. 그리고 노션 개인 사용자는 이름을 클릭해 권한을 부여한다. (권한이 옆에 표시된다.) 그리고 같은 권한이 부여된 그룹 단위로 쉽게 공유할 수 있다. 또한 워크스페이스 전체 사용자를 대상으로 공유 권한을 설정하는 것도 가능하다. 그리고 웹에 개시해 링크를 가진 모든 사용자가 해당 페이지를 볼 수 있도록 할 수 있다. 업무의 특징에 따라 공유 방식을 설정하고 그룹을 묶고,  접근 권한을 활성화해주는지에 따라 공유의 범위와 방식이 달라지는 것이다. 사용자와 그룹 이름 옆에 보이는 스위치를 끄고 켜서 공유 여부를 정할 수 있고, 접근 권한 수준을 선택해 설정할 수 있다. 그리고 이메일 주소로 내부, 외부 사용자를 페이지에 추가할 수 있다. 아래에서 각각의 공유 방법을 좀 더 자세히 정리해 보도록 하겠다.

개인 팀원과 공유

업무를 하다 보면 소수의 담당자들만 알고 있어야 하는 내용들이나, 소규모 프로젝트 등을 처리하면서 자료 공유 범위를 제한해야 하는 경우들이 종종 생긴다. 이럴 때는 노션 워크스페이스 내에 있는 많은 사용자들 중에서 페이지를 공유하기 원하는 특정한 개별 사용자들에게 페이지를 공유하면 된다. 공유하고자 하는 페이지에 오른쪽 상단 공유 버튼을 누르고, 사용자 추가 버튼을 클릭한다. 이메일 주소를 입력해 각각의 사용자를 추가할 수 있다. 이렇게 공유한 페이지는 사이드바에 공유 섹션에 보이게 된다. 이후에 모든 팀원과 공유하길 원한다면 마우스로 드래그해서 워크스페이스 섹션으로 옮겨 놓으면 된다. 

그룹과 공유

자료 공유가 빈번하거나, 소통이 자주 이루어지는 팀원들의 경우에는 따로 멤버 그룹을 만들어 관리하면 굉장히 편리하다. 페이지를 공유할 때로 그룹만 선택해서 권한을 부여하면 되기 때문에 일일이 팀원들의 이메일 주소를 입력할 필요가 없어서 유용하다. 멤버 그룹을 만드는 방법은 다음과 같다. 왼쪽 사이드바의 설정과 멤버에서 그룹 탭을 클릭하고, 멤버들을 선택해 넣어준다. 그리고 그룹 만들기를 클릭하면 그룹이 생성된다. 이제 만들어진 그룹에 페이지를 공유하는 방법을 알아보도록 하자. 페이지의 공유 버튼을 누르고, 그룹 이름을 찾아서 버튼을 클릭해 켜주고, 권한 접근 수준을 선택해 주면 완성이다.  

팀과 공유

노션에서는 워크스페이스에 다른 사용자를 멤버로 추가해 팀으로 협업을 할 수 있다. 팀과 페이지를 공유하려면 먼저 공유 메뉴에서 워크스페이스에서 공유를 활성화시킨다. 그리고 모든 멤버들에게 권한을 부여하면 된다. 사이드바에 보이는 워크스페이스 아래 있는 페이지들은 모두 멤버와 공유할 수 있다. 개인, 공유 섹션 아래에 있던 페이지도 워크스페이스 아래로 드래그해 놓으면 팀과 바로 공유할 수 있게 된다. 

게스트와 공유

워크스페이스를 함께 사용하지 않는 외부 사용자와 공유하기 위해서는 게스트 기능을 활용한다. 페이지의 공유 버튼을 누르고, 사용자 추가 버튼을 클릭한 뒤, 이메일 주소를 입력해 준다. 사용자가 추가되면 액세스 권한을 원하는 대로 조정해 부여해준다. 이렇게 하면 게스트는 이메일을 받게 되고, 링크를 통해 페이지를 읽고, 편집하는 등 작업이 가능하다. 

공유 중단하기

이번에는 설정했던 공유 기능을 중단하는 방법을 모두 알아보도록 하자. 첫 번째 방법은 사이드바에서 공유 혹은 워크스페이스 섹션에 들어가 있던 공유 페이지를 개인 섹션으로 바로 끌어다 옮기는 것이다. 이는 제일 간단한 방법이다. 또한 공유 설정을 할 때와 마찬가지로 페이지의 공유 버튼을 클릭해 활성화되어 있던 공유 스위치를 닫아주면 된다. 게스트는 이름 옆에 더보기를 눌러 제거 버튼을 눌러주면 된다. 

편리한 협업 환경의 일등 공신 노션 공유 서비스 

노션이 제공하는 공유 권한은 개인, 그룹, 워크스페이스 전체 멤버에 이르기까지 체계화되어 있고, 권한을 편리하게 부여할 수 있도록 설계되어 있다. 개별 팀원과 공유하거나, 필요에 따라 소규모 멤버 그룹으로 묶기도 하고, 워크스페이스 내 외부 공유를 위해 권한을 세부 설정한다. 오늘은 노션의 공유 기능에 대해 자세히 알아보았다. 협업 환경을 편리하고 쾌적하게 유지하는 공유 기능! 잘 숙지해두고 업무에 적극 활용해보자.